Vous avez déjà peut être entendu le terme de “records management” sans trop savoir à quoi ce dernier se rapporte. Il s’agit de la politique de gestion des documents de votre entreprise et de leur archivage. Ce terme est souvent employé car c’est également le nom de la norme ISO 15489, et qui dit norme dit mise en conformité! Voici donc nos conseils pour mettre en place votre système de record management.

Différence entre records management et archivage

Le records management va plus loin qu’une politique d’archivage traditionnelle. Au delà de la conservation et de l’accessibilité aux données, un records manager identifiera les documents clés, les risques associés à ces documents et s’assurera que ces risques sont maitrisés tout au long de la durée de vie des documents. La notion de cycle de vie des documents est un élément clé du records management puisque les délais légaux de conservation des documents peuvent parfois atteindre plusieurs années (comme sur les titres de propriétés de votre entreprise par exemple).


La norme iso 15489

La norme ISO 15489 de pose en  complément des normes  ISO 9000 sur le « management de la qualité » et ISO 14000 sur le « management environnemental ». Elle définit un système de gestion des archives courantes et intermédiaires:

La normalisation des politiques et des procédures du « Records management » garantit que tous les documents d’archives bénéficient de l’attention et de la protection appropriée, et que leurs valeurs de preuve et d’information sont susceptibles d’être mises en évidence plus efficacement et plus facilement, en ayant recours à des pratiques et procédures normalisées. (ISO 15489, VI)

La création d’une politique de records management

Le déroulement

La mise en place d’un système de records management s’articule généralement autour de trois temps forts:

  1. Un audit permettant de dresser la liste des documents importants, les risques associés et un schéma d’ensemble des flux documentaires
  2. La création d’un référentiel complet définissant les rôles et responsabilité de chacun, les processus de gestion des documents
  3. Le déploiement du référentiel comprenant en général une première phase de tri/réorganisation

De nombreuses entreprises telles que Un Dossier Une place sont spécialistes de la gestion documentaire et de l’archivage et vous accompagneront dans cette démarche.

Personnes/services à impliquer

La gestion des documents concerne tout un chacun en entreprise, il est néanmoins essentiel d’échanger avec certaines personnes clé dans l’entreprise au moment de la réflexion de la politique globale de gestion des documents. La liste “basique” des personnes à impliquer figure ci après. Gardez tout de même en tête que l’organisation de votre entreprise peut créer la nécessité d’impliquer également d’autres personnes.

  • Représentant “métier” qui aura le point de vue operationnel sur les documents générés
  • Service qualité
  • DSI
  • Service juridique

Un budget à prévoir

Nous l’avons vu précédemment, la mise en place d’une politique de records management demande du temps à certaines personnes de votre entreprise. Il faut également prévoir un budget qui sera variable en fonction de votre maturité initiale sur la gestion documentaire. Pour rentrer un peu plus dans le détail, voici une liste non exhaustive des besoins que vous pourriez rencontrer: armoires de stockage, scanner haute qualité, logiciel de gestion électronique des documents, solution de stockage en ligne sécurisé (type coffre fort numérique)… Gardez en tête que la liste précise de ce dont vous avez besoin ne pourra être déterminée précisément qu’après la phase d’audit.

Le records management, un sujet complexe

Vous l’aurez peut être ressenti en lisant cet article, le records management est un sujet complexe qui nécessite la coordination de nombreux services de votre entreprises et des connaissances pointues sur différents sujets. Pour être conforme à la loi et éviter les déconvenues en cas de sinistre (incendie, dégâts des eaux…), il est néanmoins important de mettre en place une politique de records management adaptée. Sachez que bon nombre d’entreprises proposent leurs services pour vous accompagner dans cette démarche. Faire appel à l’une d’entre elles vous permettra à la fois de vous mettre en conformité mais également potentiellement de faire des économies en termes d’espace de stockage et/ou de faire gagner du temps à vos collaborateurs en leur garantissant un accès rapide à toutes les informations.

Le records management pour les entreprises

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