Comment gérer les courriers administratifs ?

Comment gérer les courriers administratifs ?

Même si le numérique révolutionne la gestion administrative d’une entreprise, on utilise toujours de nos jours des documents en papier. Les papiers et enveloppes sont toujours d’actualité lorsqu’on souhaite envoyer un dossier urgent à un collaborateur ou partenaire. Mais comment alors gérer les courriers administratifs version papier ?

Courriers administratifs : une tâche à ne pas négliger

Même si les supports numériques et les courriers électroniques existent depuis très longtemps déjà, on ne peut pas imposer aux clients ou aux gens de lui envoyer des courriers par email. Dans la plupart du temps, il est plus poli et plus respectueux d’envoyer des courriers administratifs. Certes, en entreprise, les échanges peuvent se faire aussi bien par téléphone que par email mais il est aussi possible d’envoyer ou de recevoir des courriers en version papier. Les courriers administratifs représentent une tâche fastidieuse. Pourtant, ils sont indispensables dans la bonne gestion de son entreprise. Imaginons alors que nous recevons des factures par courrier ou bien des propositions de collaboration par courrier. Et si nous manquons de temps pour les consulter, cela aura une répercussion sur sa réputation. Les courriers administratifs doivent être traités en priorité avant de démarrer une journée. Mais on peut aussi envoyer des courriers urgents à un partenaire ou un client en utilisant une enveloppe A5.

Trier les courriers par catégorie

Lorsqu’on reçoit des courriers tous les jours, ils sont généralement envoyés avec des enveloppes de couleurs différentes. Bien souvent, pour faciliter le traitement des courriers entrants, il faut lire l’intitulé de chacun. Ainsi, il existe des courriers considérâtes comme prioritaires, urgents et confidentiels et d’autres qui sont d’ordre publicitaire. Certains magasins ou fournisseurs envoient des courriers comme pour présenter des nouveaux produits à l’entreprise ou pour faire des promotions. Ainsi, il faudrait les trier par catégorie et lire ceux qui doivent être lu dans l’immédiat. Une fois qu’on a pris en compte des courriers urgents, on peut le conserver dans son dossier de confidentialité en utilisant une enveloppe a5 afin de nommer la nature du document. Pour éviter de se perdre dans les courriers, qui dans la plupart du temps, doivent être conservés, il est donc important de les trier, de les classer et de les lire quand on aura le temps à midi.

Adopter la dématérialisation des courriers

Les courriers peuvent s’agir d’une facture, d’une réponse à une proposition d’achat, de devis mais il aussi s’agir d’un rapport d’activité. Si on veut alors éviter les pertes de données, mieux vaut procéder à une dématérialisation des courriers. Ce qui veut dire que l’on va transférer le courrier dans son ordinateur. Il s’agit d’une nouvelle méthode de gestion très pratique en archivage. Le mieux est donc de confier cette tâche à un service externe afin que le prestataire puisse accélérer dans la dématérialisation de cette tâche. Bref, pour gérer les courriers administratifs, il faut simplement s’organiser dans le triage et le classement des courriers entrants en utilisant une enveloppe a5. Disponible en plusieurs coloris, on peut alors choisir une couleur pour chaque catégorie ou nature des courriers.

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